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2. Cómo elegir

La elección de un Sistema ERP en una empresa es un proceso bastante largo y complicado y que normalmente recae sobre varias personas. Es algo vital para la empresa, por ello normalmente su elección se deja en manos de alguien con cierta responsabilidad, aunque es vital que la cúpula directiva este fuertemente implicada en el asunto para garantizar el éxito.

Se pueden distinguir 5 etapas en el proceso de elección de un ERP.

1. Elección de responsables. Aquí básicamente se elige un grupo de personas a los que se les asigna la tarea de ser el responsable de la elección de un Software ERP para implantar en la empresa. No es bueno que la elección recaiga sobre solo una persona. Es importante que se impliquen varios departamentos. Por ejemplo el departamento financiero, el de recursos humanos, departamento de calidad... etc. Así cada uno pueda especificar mejor los requisitos de su sistema ideal a la consultora responsable de presentar su solución ERP. Por ejemplo no todos las soluciones ERP implementan un CRM, un modulo que seria ideal para el departamento de calidad. Generalmente la elección de un ERP recae sobre el Director General, Responsable Financiero y responsable informático.
   
   En nuestro caso la selección la han tenido que realizar el Director de compras, responsable de calidad y el departamento informático al completo.
   
   
2. Recopilación de la información. Este simple proceso es bastante importante. Básicamente consiste en averiguar boca a boca y vía Internet de las posibles soluciones que hay en el mercado, su coste...etc. Básicamente consiste en buscar soluciones que podrían ser viables en nuestra empresa. Por ejemplo es tan simple como buscar soluciones verticales o implantaciones parecidas así como consultoras informáticas responsables.
   
   Generalmente para este tipo de recomendaciones se contacta con el proveedor del software habitual. En nuestro caso teníamos una consultora que tenían su propia solución ERP. No tiene porque ser un error. Nosotros gracias a nuestra consultora hemos contactado con otras empresas que estaban especializados en soluciones SAP, NAVISION, SAGE... etc. Sin embargo hay que tener cuidado y no fiarse de la primera solución que se nos propone.
   
   Según Solmicro, fabricante Español de las soluciones ERP, la mayoría de las PYMES españolas contacta con el menos 4 proveedores y mas de un 25% con entre 4 y 6 proveedores diferentes.
   
   
3. Presentación de soluciones. Después de hacernos con una pequeña agenda de consultoras o empresas informáticas que nos interesan. Se concede una cita para presentación de su ERP. Por cada compañía generalmente se suelen conceder 2 citas. La primera cita consistiría en que ellos entiendan como funciona nuestra empresa y la siguiente es la presentación de una DEMO con una solución parecida y datos ficticios.
   
   Digamos en la primera cita se ve con claridad si la solución ofrecida es viable tanto por coste aproximado como por la solución en SI. Aunque yo diría mas bien por el coste, ya que las diferencias pueden llegar a ser muy grandes. Esta fase de la elección puede llegar a ser de varios meses.
   
   Las reuniones con cada empresa pueden durar varias horas ya que cada departamento tiene sus preguntas, así como la propia empresa formula preguntas para entender mejor el funcionamiento de la empresa. Tanto para nosotros como para ellos es un proceso crucial.
   
   
4. Valoración de las soluciones y presupuestos. Este seria el primer filtro, donde con las soluciones en la mesa analizamos la viabilidad de cada una y pedimos presupuestos mas detallados. Aquí es donde prácticamente nos quedaremos con una o dos soluciones en la mesa ya que las demás quedaran descartadas por nuestros criterios. No hay que tener miedo para conceder mas entrevistas para quedarse seguro del todo, dado el coste de la solución y su repercusión directa en la empresa.
   
   Por ejemplo es un buen punto para buscar otras empresas si nos hemos quedado sin respuestas. ¡OJO! También podemos buscar otra consultora que ofrece el mismo producto. Por ejemplo las implantaciones de SAP o Navision las hacen muchas consultoras en España, no son ni una, ni dos.
   
   
5. Tomar una decisión. Esta fase critica es donde finalmente tomamos la decisión definitiva sobre alguna solución. Como ya comente es vital que la decisión no recaiga sobre solo una persona, es prioritario que todos los departamentos implicados pongan su granito de arena y sobre todo la cúpula directiva. De hecho son ellos y no los informáticos los que deberían de implicarse mas. Sin el apoyo de la dirección la implantación sera un completo desastre.

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